Canal denuncias
1. INTRODUCCIÓN
IVARO ASESORIA SLU tiene implantado un Código Ético o de denuncias en el que establece los principios éticos y de actuación con los que se compromete en su actividad empresarial y define el marco de comportamiento a seguir por los Miembros de la Organización en el desarrollo de su desempeño profesional.
En la voluntad de dar una adecuada respuesta ante cualquier duda, discrepancia o irregularidad en el cumplimiento de dicho Código, así como para colaborar en la vigilancia del cumplimiento del conjunto de las normas aplicables a nuestra entidad y a sus Miembros, se activa este Canal Ético o de denuncias como cauce de comunicación y conocimiento, a través del procedimiento que se regula en este documento.
El Canal Ético es, por tanto, un medio de comunicación confidencial y transparente para que, tanto los Miembros de nuestra entidad, como otras partes interesadas de la misma, cuenten con un cauce adecuado para informar de aquellos comportamientos que puedan conllevar alguna irregularidad o de algún acto contrario a la legalidad o a las normas de comportamiento del Código Ético y demás normas internas aplicables, sean cometidos por otros Miembros de la Organización o por representantes o empleados de empresas que colaboran con nuestra entidad en sus distintas actividades.
Su finalidad es establecer los mecanismos necesarios para comunicar y gestionar de manera temprana cualquier cuestión relacionada con el alcance, cumplimiento o interpretación de la normativa aplicable a la Organización, así como, especialmente, aquellos comportamientos de los que pudiera derivarse un delito que pueda conllevar responsabilidad penal para la persona jurídica. El presente documento tiene como objetivo desarrollar el procedimiento de este canal de comunicación.
2. DEFINICIONES
Se relacionan a continuación las definiciones de aquellos términos que se utilizan de manera frecuente en el presente documento:
Comunicación: declaración por la que cualquier Miembro de la Organización, Socio de Negocio o Tercero deja constancia de una cuestión acerca del alcance, interpretación o cumplimiento de la normativa aplicable a la Organización. En función de su contenido, una comunicación puede contener una consulta o una denuncia.
Consulta: comunicación por la que cualquier Miembro de la Organización, Socio de Negocio o Tercero solicita una aclaración, respuesta o criterio sobre el alcance, interpretación o cumplimiento de la normativa aplicable a la Organización.
Denuncia: comunicación relativa a un posible incumplimiento de la normativa aplicable al Responsable del Sistema interno de información.
Denunciado: persona física o jurídica a la que se le imputa un presunto incumplimiento objeto de investigación por parte del responsable del sistema interno de información de IVARO ASESORIA SLU.
Informante: persona física o jurídica con acceso al Canal Ético que realiza una denuncia.
Incumplimiento: comportamiento, activo u omisivo que suponga la infracción de la normativa aplicable a IVARO ASESORIA SLU. Un incumplimiento puede ser más o menos grave, abarcando desde el mero incumplimiento formal de un requisito incluido en una norma interna hasta la comisión de hechos constitutivos de un delito potencialmente imputable a la Organización.
Miembros de la Organización: los integrantes del órgano de Administración, directivos, empleados, trabajadores o empleados temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de la Organización y el resto de personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.
Responsable del Sistema Interno de información: Órgano unipersonal o colegiado, dotado de poderes autónomos de iniciativa y control, al que se le confía, entre otros cometidos, la responsabilidad de supervisar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Cumplimiento de la Organización en general.
Socios de Negocio: cualquier persona jurídica o física, salvo los Miembros de la Organización, con quien la Organización mantiene o prevé establecer algún tipo de relación de negocio. A modo enunciativo, pero no limitativo, se incluyen intermediarios como agentes o comisionistas, asesores externos, proveedores, clientes.
Sujetos afectados por este documento: todos los Miembros de la Organización así como los Socios de Negocio o Terceros que tengan relación de negocio con IVARO ASESORIA SLU.
Tercero: persona física o jurídica u organismo independiente de la Organización.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente canal de denuncias se establece para que los diferentes grupos de interés como son la Alta Dirección, Empleados, socios, accionistas, personas que pertenezcan al órgano de administración de la organización, proveedores, representantes de la sociedad en general, cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores, etc., con los que la Organización se relaciona en un contexto laboral o profesional, puedan comunicar sus dudas, sugerencias, posibles conductas irregulares o cualquier incumplimiento de las normas recogidas en el Código de Conducta, Política Anticorrupción u otra normativa interna o externa.
Es un canal confidencial e incluso anónimo a través del cual se podrá comunicar cualquier conducta irregular que esté teniendo lugar en el seno de la Organización. El Canal Ético o de denuncias debe estar en un lugar visible en la página web de nuestra entidad y ser fácilmente accesible a los miembros de nuestra entidad y/o en su defecto en lugar visible del centro físico donde opere la empresa.
4. GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO O DE DENUNCIAS
El canal ético o de denuncias se trata de un canal alojado en una plataforma web externa que cumple con los más altos estándares de confidencialidad y seguridad de la información, además permite el anonimato de las denuncias y/o consultas.
La gestión del Canal Ético o de denuncias corresponde a una empresa externa con la cual se ha formalizado el pertinente contrato de prestación de servicios y que cumple con los cánones de confidencialidad y seguridad en la información recibida a través del canal de denuncias. Dicha entidad debe asumir las labores que a continuación se detallan:
a) Recepción, verificación y tratamiento de las comunicaciones recibidas. b) Gestión y mantenimiento del archivo de los casos recibidos y de los expedientes generados. c) Revisión y control del funcionamiento del Canal Ético o de denuncias. d) Actualización periódica del Procedimiento. e) Llevanza del libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar.
5. PRINCIPIOS REGULADORES DEL CANAL ÉTICO
I. Obligación de comunicar: Los Miembros de nuestra entidad, así como otras partes interesadas en ésta, que tuvieran indicios racionales y razonables de la comisión de una irregularidad o de algún acto contrario a la legalidad, o a las normas internas aplicables que la Organización adopte voluntariamente, deberán comunicarlo al Responsable del Sistema interno de información. En el caso de las personas que mantienen relación laboral con la Organización, relación mercantil o desarrollo de un servicio, esta obligación se considera parte imprescindible de la buena fe en el cumplimiento contractual. Por ello, todos los empleados tienen la obligación de poner en conocimiento del Responsable del Sistema interno de información cualquier dato o indicio de que pueda haberse cometido o pueda cometerse un incumplimiento de la normativa aplicable.
II. Garantía de confidencialidad: La identidad de la persona que notifique un incumplimiento a través del Canal Ético será tratada como información confidencial, pudiendo incluso ser anónima. Por ello, no será desvelada a los que pudieran verse inmersos en un proceso de verificación. Los datos de las personas que realicen la comunicación sólo podrán ser desvelados a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que éstos lo requirieran como consecuencia del procedimiento derivado del objeto de la comunicación, así como a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial iniciado por y como consecuencia de la misma. La cesión de los datos se hará en conformidad con lo preceptuado en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
III. Promoción del Canal Ético: Nuestra entidad promoverá la difusión de la existencia de este canal de denuncias en beneficio de un mejor funcionamiento de sus servicios, por lo que agradece y promueve su utilización.
IV. Protección del informante: La denuncia, ya sea realizada por personas ajenas o vinculadas a la Organización, es una conducta que la Organización promueve y agradece, en beneficio del mejor desempeño de su actividad empresarial, por lo que no podrá dar lugar a ninguna consecuencia negativa para el informante.
V. Denuncias falsas: Se entenderá como denuncia falsa: (1) aquella que no esté basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse un hecho anómalo o comportamiento irregular; (2) la formulada aun cuando el autor sea consciente de la falsedad de los hechos y/o los tergiverse voluntariamente. En el caso de que, como resultado de la investigación se compruebe que una denuncia ha sido interpuesta de mala fe en base a datos falsos o tergiversados, se comprobará si existe relación laboral con el informante para, en su caso, comunicárselo al Director o responsable de Recursos Humanos para que adopte las medidas disciplinarias que estime convenientes.
6. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
Las comunicaciones al Canal Ético o denuncias pueden remitirse por diversos canales:
Correo electrónico: cristina@ivaroasesoria.es
Web: ivaroasesoria.es/
Vía telefónica: 956031025
Dirección Postal: CALLE PIZARRO Nº 7 BAJO, 11600, UBRIQUE (CADIZ). A la atención de MARIA ALMUDENA MATEOS-PARDO DURAN.
7. SISTEMA DE GESTIÓN DE DENUNCIAS
Comprende las herramientas informáticas habilitadas por IVARO ASESORIA SLU para registrar y archivar las comunicaciones recibidas y la documentación generada en su proceso de tramitación.
El Sistema de Gestión de Denuncias de IVARO ASESORIA SLU cuenta con las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar el máximo nivel de confidencialidad posible. La información que contenga datos de carácter personal sensible será tratada con las medidas de seguridad apropiadas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales y en el Reglamento UE 2016/679 (RGPD).
El Responsable del Sistema Interno de Información mantendrá actualizado un listado de personas con capacidad de acceder a la información contenida en el buzón de Denuncias. El acceso a los datos quedará limitado exclusivamente al personal que lleve a cabo las funciones de cumplimiento, auditoría interna y, en su momento, la auditoría externa.
8. PROCESO DE TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
La tramitación debe realizarse respetando las siguientes fases:
Recepción de la comunicación.
Análisis preliminar de su contenido.
Admisión a trámite.
Registro.
Acuse de recibo.
Traslado o delegación.
Instrucción o comprobación de los hechos.
Resolución y propuesta de actuación.
Comunicación de la Resolución a los afectados.
Cierre del Expediente y elaboración de informes.
8.1 Recepción de la comunicación Una vez recibida la comunicación, se dará traslado al Responsable del Sistema Interno de Información. Si es una consulta, se responderá a la mayor brevedad. Si se deriva la posibilidad de un incumplimiento, recibirá el tratamiento de denuncia y se someterá a análisis preliminar.
8.2 Análisis preliminar de su contenido Toda denuncia será objeto de un análisis preliminar para decidir sobre su admisión. Se documentarán los motivos de la decisión en una ficha que incluirá: denominación descriptiva, resumen de datos, valoración de fiabilidad y decisión sobre admisión.
8.3 Admisión a trámite Las denuncias deben contener los hechos, su repercusión y pruebas disponibles. La falta de identificación del informante no impedirá la tramitación si hay apariencia de veracidad. No se tramitarán denuncias que claramente no constituyan una irregularidad.
8.4 Registro Las denuncias admitidas se registrarán en un libro registro con un número de referencia único.
8.5 Acuse de recibo Se enviará acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días naturales. Si la denuncia es anónima y sin email, el informante recibirá un código en una ventana emergente para consultar el estado en dabocanaldenuncia.com/IVAROASESORIA. IVARO ASESORIA SLU garantiza la confidencialidad y la ausencia de represalias.
8.6 Traslado o delegación El responsable podrá delegar fases de la instrucción a especialistas, quienes deberán guardar secreto profesional. Si la denuncia afecta a temas de acoso sexual, se trasladará a la Asesoría Confidencial específica.
8.7 Instrucción o comprobación de los hechos Se pondrá en conocimiento del denunciado el contenido de la denuncia para que exponga su posición. Se podrán solicitar aclaraciones, realizar entrevistas (con actas firmadas), solicitar informes periciales o acceder a documentos y correos corporativos según la normativa.
8.8 Resolución y propuesta de actuación Concluida la instrucción, se redactará un informe final. El plazo máximo es de tres meses (ampliable otros tres en casos complejos). Si se confirma el incumplimiento, se aplicarán medidas correctoras o disciplinarias.
8.9 Comunicación de la resolución a los afectados Se comunicará por escrito la finalización y valoración tanto al informante como al denunciado.
8.10 Cierre del expediente Se registrará la resolución en un libro-registro sin datos personales para fines estadísticos y de mejora.
9. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
La Organización da pleno cumplimiento al Reglamento (UE) 2016/679 y a la Ley Orgánica 3/2018. Los datos se tratarán únicamente para gestionar las denuncias y se eliminarán a los tres meses de la resolución, salvo obligación legal de conservación (hasta 10 años en casos de blanqueo de capitales). Los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y otros a través de cristina@ivaroasesoria.es.
10. COMPROMISOS DE LA FUNCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Todo el personal involucrado en la gestión del canal debe actuar con máxima diligencia, confidencialidad y abstenerse en caso de conflicto de interés.
11. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS VIGENTES
Este Canal Ético no interfiere en el procedimiento de la Asesoría Confidencial para supuestos de acoso y/o violencia sexual, que se rige por su propia normativa.
12. DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Se espera que todo el personal conozca y respete este procedimiento. IVARO ASESORIA SLU reaccionará de forma inmediata ante incumplimientos de esta normativa interna.
13. APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y ACTUALIZACIÓN
Aprobado por el órgano de administración el 26-01-2026. Se revisará de forma ordinaria cada año.
CONTROL DE CAMBIOS: Versión 1.0 aprobada por el órgano de Administración.